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Aufgaben delegieren in Eticor

Wie Sie im Delegationsmenü Aufgaben auswählen, Mitarbeitenden zuweisen, Delegationen zwischenspeichern und vor dem finalen Speichern prüfen.

Voraussetzungen

  • Sie sind als globaler Administrator oder Standortadministrator in Eticor angemeldet.
  • Die zu delegierenden Aufgaben sind im System vorhanden.
  • Die Benutzer, an die delegiert werden soll, sind bereits angelegt und korrekt einer Abteilung und einem Standort zugeordnet.
 

ℹ️ Hinweis: Das Delegationsmenü ist ausschließlich für Administratoren zugänglich. Globale Administratoren sehen alle Aufgaben in der Datenbank. Standortadministratoren sehen ausschließlich die Aufgaben ihres eigenen Standorts.

Delegation

Aufgaben auswählen 

  1. Öffnen Sie das Menü Aufgabendelegation im System.
  2. Wählen Sie in der Aufgabenliste alle Aufgaben aus, die Sie delegieren möchten.
  3. Nutzen Sie bei Bedarf die verfügbaren Filter, um die Aufgabenliste einzugrenzen – etwa nach Rechtsbereich oder Gesetz.
 

💡 Tipp: Die Live-Zusammenfassung unten links zeigt Ihnen jederzeit an, wie viele Delegationen Sie gerade vorbereiten – zum Beispiel: „Sie sind dabei, 5 Delegationen hinzuzufügen." So behalten Sie stets den Überblick.

Benutzer auswählen

  1. Suchen Sie in der Benutzerliste nach den gewünschten Mitarbeitenden.
  2. Nutzen Sie die verfügbaren Filter, um die Liste einzugrenzen – etwa nach Name, Abteilung oder Standort.
  3. Wählen Sie einen oder mehrere Benutzer aus, denen die Aufgaben zugewiesen werden sollen. 

Filter für Aufgaben- und Benutzerliste

Über das Filtermenü rechts oben im Delegationsmenü können beide Listen gezielt eingeschränkt werden:

  • Der Aufgabenfilter wirkt auf die linke Liste und grenzt die angezeigten Aufgaben ein – etwa nach Rechtsbereich oder nach Standort.
  • Der Benutzerfilter wirkt auf die rechte Liste und grenzt die angezeigten Mitarbeitenden ein – etwa nach Organisationseinheit oder Rolle.

💡 Tipp: Nutzen Sie beide Filter kombiniert, um schnell die richtigen Aufgaben den richtigen Personen zuzuordnen – besonders bei großen Aufgaben- oder Benutzerlisten.

ℹ️ Hinweis: Mitarbeitende, deren Benutzerkonto als "extern" markiert ist, müssen mit Hilfe des Benutzerfilters "Status" manuell hinzugeschaltet werden, bevor sie ausgewählt werden können.

 

Delegation prüfen und speichern

  1. Klicken Sie rechts auf die Schaltfläche Delegieren, um das die Delegation abzuschließen.
  2. Prüfen Sie die vorbereiteten Delegationen in der Übersicht. Wenn Sie die Maus über eine Aufgaben-ID halten, können Sie den Kurztext prüfen, um zu erkennen, um welche Aufgabe es sich handelt.
  3. Legen Sie gegebenenfalls oben im Fenster ein Startdatum fest. Dieses definiert das erste Fälligkeitsdatum für delegierte Aufgaben, die keine ständigen Aufgaben oder Aufgaben mit feststehendem Intervall sind.
  4. Klicken Sie auf Speichern, um die Delegation abzuschließen.

⚠️ Achtung: Die Aufgaben werden erst nach dem abschließenden Klick auf Speichern tatsächlich delegiert. Erst ab diesem Zeitpunkt erscheinen sie in den Aufgabenlisten der zugewiesenen Benutzer.

Fehlenden Benutzer nachträglich hinzufügen

Falls Sie feststellen, dass ein Benutzer in der rechten Liste fehlt, an den Sie delegieren möchten, können Sie diesen direkt im Delegationsmenü ergänzen:

  1. Klicken Sie auf das Symbol zum Hinzufügen eines Benutzers rechts neben dem Suchfeld in der Benutzerliste.
  2. Legen Sie den fehlenden Benutzer im folgenden Fenster an.
  3. Speichern Sie den Benutzer – Sie gelangen anschließend automatisch zurück in die Delegationsmenü und können die Zuweisung für den neuen Benutzer fortsetzen.
 
 

Fehler korrigieren vor dem Speichern

Falls Ihnen vor dem Speichern ein Fehler auffällt, haben Sie zwei Möglichkeiten:

  • Einzelne Delegation entfernen: Klicken Sie rechts neben der betreffenden Delegation auf das Papierkorb-Symbol, um diese Delegation aus der Liste zu entfernen.
  • Alle Delegationen zurücksetzen: Klicken Sie unten auf Zurücksetzen, um die gesamten Delegationen aus der Liste zu verwerfen und von vorne zu beginnen.
 
 

Delegationen zwischenspeichern

Eticor ermöglicht es, Delegationen schrittweise vorzubereiten und zwischenzuspeichern. So können Sie in einem Arbeitsschritt mehrere Aufgaben an unterschiedliche Benutzer delegieren, ohne alles auf einmal festlegen zu müssen.

  1. Wählen Sie eine oder mehrere Aufgaben aus der Aufgabenliste aus.
  2. Wählen Sie in der Benutzerliste einen oder mehrere Benutzer aus.
  3. Klicken Sie auf Zwischenspeichern.
  4. Klicken Sie abschließend auf Delegieren, prüfen Sie alle vorbereiteten Delegationen und legen Sie das Startdatum fest.
  5. Klicken Sie auf Speichern, um alle zwischengespeicherten Delegationen gemeinsam abzuschließen.

💡 Tipp: Die Zwischenspeicherfunktion eignet sich besonders, wenn Sie in einem Arbeitsgang viele verschiedene Aufgaben an unterschiedliche Mitarbeitende delegieren möchten. So müssen Sie den Prozess nicht mehrfach von vorne starten.