Engpässe im Cockpit erkennen und interpretieren

Übersicht

Das Cockpit zeigt auf einen Blick, wie es um den Compliance-Status Ihres Unternehmens steht. Neben einer positiven Gesamtübersicht liefert es klare Hinweise auf Engpässe – also Bereiche, in denen Aufgaben nicht fristgerecht erledigt werden oder strukturelle Probleme bestehen. Die richtige Interpretation dieser Signale ermöglicht es Ihnen, frühzeitig und gezielt zu handeln.

Hinweis: Die folgenden Interpretationen beziehen sich auf die Segmente des Compliance-Status-Rings sowie die Aufgabenübersichten im Administrator-Cockpit.

Engpasssignale und ihre Bedeutung

Viele orangefarbene Aufgaben – Fristen stehen bevor

Ein hoher Anteil orangefarbener Aufgaben im Compliance-Status-Ring zeigt, dass mehrere terminierte Aufgaben in Kürze fällig werden und noch offen sind.

Was das bedeutet: Es besteht noch kein akuter Handlungsbedarf, aber die Zeit zur Erledigung wird knapp. Wird jetzt nicht gehandelt, droht ein Wechsel in den roten Bereich.

Empfohlene Maßnahmen:

• Prüfen Sie, welchen Aufgaben konkrete Fristen bevorstehen.

• Stellen Sie sicher, dass die zuständigen User die Aufgaben kennen und aktiv bearbeiten.

• Prüfen Sie, ob Aufgaben korrekt delegiert sind.

Tipp: Nutzen Sie den Kalender im Cockpit, um bevorstehende Fristen zu überprüfen und orangefarbene Aufgaben frühzeitig zu adressieren.

Viele rote Aufgaben – akuter Handlungsbedarf

Ein hoher Anteil roter Aufgaben zeigt, dass terminierte Aufgaben bereits überfällig sind.

Was das bedeutet: Es besteht unmittelbarer Handlungsbedarf. Überfällige Aufgaben wirken sich direkt negativ auf den Compliance-Status des Unternehmens aus und können rechtliche oder organisatorische Konsequenzen haben.

Empfohlene Maßnahmen:

• Identifizieren Sie die betroffenen Aufgaben und die zuständigen User umgehend.

• Klären Sie, warum die Aufgaben nicht fristgerecht erledigt wurden.

• Delegieren Sie nicht zugewiesene Aufgaben 

• Prüfen Sie, ob Warnfristen im System angepasst werden müssen, um künftig früher auf Fälligkeiten hinzuweisen.

Wichtig: Ignorierte rote Aufgaben akkumulieren sich und erschweren die Wiederherstellung eines positiven Compliance-Status erheblich. Handeln Sie zeitnah.

Hoher Anteil ungeprüfter ständiger Aufgaben – strukturelle oder organisatorische Probleme

Ein hoher Anteil ungeprüfter ständiger Aufgaben deutet darauf hin, dass fortlaufende Aufgaben systematisch nicht dokumentiert oder erfüllt werden.

Was das bedeutet: Im Gegensatz zu überfälligen terminierten Aufgaben weist dieses Signal meist nicht auf kurzfristige Versäumnisse hin, sondern auf tieferliegende strukturelle oder organisatorische Probleme – etwa fehlende Zuständigkeiten, unklare Prozesse oder mangelnde Ressourcen.

Empfohlene Maßnahmen:

• Prüfen Sie, ob ständige Aufgaben korrekt zugewiesen und allen zuständigen Usern bekannt sind.

• Klären Sie, ob die betroffenen User ausreichend geschult sind und die Anforderungen verstehen.

• Prüfen Sie, ob die Organisationsstruktur im System die tatsächlichen Zuständigkeiten korrekt abbildet.

• Überprüfen Sie, ob fehlende Stellvertretungsregelungen dazu führen, dass Aufgaben nicht bearbeitet werden.

Hinweis: Einzelne ungeprüfte ständige Aufgaben sind im laufenden Betrieb normal. Erst ein dauerhaft hoher Anteil weist auf strukturellen Handlungsbedarf hin.