Der Prüfeintrag und die 24-Stunden-Bearbeitungsfrist
Wie Prüfeinträge in Eticor funktionieren, was innerhalb der 24-Stunden-Frist möglich ist und warum der Eintrag danach unveränderlich gespeichert wird.
Was ist ein Prüfeintrag?
Ein Prüfeintrag ist die Dokumentation, die ein User nach der Erledigung einer Aufgabe im System hinterlegt. Er dient als Nachweis dafür, dass eine Compliance-Pflicht erfüllt wurde, und bildet die Grundlage für die revisionssichere Aufzeichnung im System.
Die 24-Stunden-Bearbeitungsfrist
Nach dem Absenden eines Prüfeintrags beginnt automatisch eine Bearbeitungsfrist von 24 Stunden. Innerhalb dieser Frist kann der Eintrag noch angepasst werden – etwa um:
- Dokumente zu ergänzen, die beim ersten Absenden noch nicht vorlagen
- Kommentare zu korrigieren, falls Angaben unvollständig oder fehlerhaft formuliert wurden
- den Status der Prüfung zu ändern, wenn sich z.B. bei einer Überprüfung herausstellt, dass die Aufgabe doch nicht vollumfänglich abgeschlossen wurde.
⚠️ Achtung: Nach Ablauf der 24-Stunden-Frist ist der Prüfeintrag nicht mehr bearbeitbar. Er wird dann revisionssicher im System gespeichert und kann weder geändert noch gelöscht werden. Handeln Sie daher zeitnah, wenn eine Anpassung notwendig ist.
ℹ️ Hinweis: Um Prüfeinträge nach Ablauf der 24-Stunden-Frist zu korrigieren, empfehlen wir die Dokumentation eines weiteren Prüfeintrags mit dem Status Zwischeneintrag. Verwenden Sie dabei einen aussagekräftigen Prüfkommentar.
Warum gibt es die 24-Stunden-Frist?
Die Bearbeitungsfrist erfüllt zwei gleichwertige Zwecke:
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Qualitätssicherung: Sie gibt Usern und Kontrolleuren die Möglichkeit, einen Prüfeintrag nach dem Absenden noch einmal zu prüfen und bei Bedarf zu vervollständigen. So können Unvollständigkeiten oder Fehler kurzfristig korrigiert werden, ohne den gesamten Dokumentationsprozess neu starten zu müssen.
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Revisionssicherheit: Nach Ablauf der Frist ist der Eintrag unveränderlich gespeichert. Das stellt sicher, dass Prüfeinträge nachträglich nicht manipuliert werden können und im Rahmen von Audits als verlässliche Nachweise dienen.
ℹ️ Hinweis: Die Kombination aus Bearbeitungsfenster und anschließender Unveränderlichkeit sorgt dafür, dass Prüfeinträge sowohl korrekt als auch revisionssicher sind.
Rolle des Kontrolleurs bei Prüfeinträgen
Ist einer Aufgabe ein Kontrolleur zugewiesen, erhält dieser nach dem Absenden des Prüfeintrags automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung. Der Kontrolleur kann den Eintrag innerhalb der 24-Stunden-Frist einsehen und die zuständige Person auf Anpassungsbedarf hinweisen.
⚠️ Achtung: Der Kontrolleur hat ausschließlich Leseberechtigung. Er kann den Prüfeintrag nicht selbst bearbeiten, sondern lediglich Rückmeldung an die zuständige Person geben. Diese nimmt die Anpassung eigenständig vor – ebenfalls innerhalb der 24-Stunden-Frist.