Kriterien für die Erstellung eines Aufgabenpakets
Welche drei Kriterien bei der Zusammenstellung eines Aufgabenpakets in Eticor berücksichtigt werden sollten und warum ihre Kombination entscheidend ist.
Worauf kommt es bei der Zusammenstellung an?
Ein Aufgabenpaket entfaltet seinen vollen Nutzen nur dann, wenn die enthaltenen Aufgaben sinnvoll zusammenpassen. Drei Kriterien sollten bei der Zusammenstellung berücksichtigt werden – je besser sie erfüllt sind, desto effizienter lässt sich das Paket in der Praxis abarbeiten.
Kriterium 1: Fälligkeit
Das wichtigste Kriterium ist das Fälligkeitsdatum der Aufgaben. Aufgaben, die in einem Paket gebündelt werden, sollten terminlich möglichst nah beieinanderliegen – im Idealfall auf denselben Termin fallen.
Nur so ist es für den verantwortlichen User sinnvoll möglich, alle Aufgaben des Pakets in einem einzigen Arbeitsschritt abzuprüfen und zu dokumentieren. Aufgaben mit stark abweichenden Fälligkeitsdaten führen dazu, dass das Paket zu unterschiedlichen Zeitpunkten bearbeitet werden müsste und der Effizienzgewinn verloren geht.
⚠️ Achtung: Aufgaben mit sehr unterschiedlichen Fälligkeitsdaten sollten nicht in einem gemeinsamen Paket gebündelt werden, da dies zu Verwirrung bei der Fristplanung und zu unvollständig abgeschlossenen Paketen führen kann.
Kriterium 2: Thematische Zusammengehörigkeit
Aufgaben in einem Paket sollten inhaltlich zusammenpassen. Das bedeutet, sie behandeln denselben Sachbereich, bauen aufeinander auf oder arbeiten auf dasselbe Ergebnis hin.
Typische Beispiele für thematisch zusammengehörige Aufgaben:
- Aufgaben, die bei einem Rundgang gemeinsam abgearbeitet werden
- Aufgaben, die denselben Prozess oder Bereich betreffen
- Aufgaben, die alle auf denselben Report oder Nachweis hinarbeiten
Kriterium 3: Gemeinsame Abarbeitbarkeit
Eng verwandt mit der thematischen Zusammengehörigkeit ist die praktische Abarbeitbarkeit: Die Aufgaben eines Pakets sollten so beschaffen sein, dass sie vom selben Ort oder im selben Ablauf erledigt werden können.
Es macht wenig Sinn, Aufgaben zu bündeln, wenn ein Teil davon am Schreibtisch erledigt werden kann, während der andere Teil einen Einsatz in unterschiedlichen Betriebsbereichen erfordert. In solchen Fällen sollten die Aufgaben besser auf separate Pakete aufgeteilt werden.
ℹ️ Hinweis: Kriterium 2 und Kriterium 3 bedingen sich häufig gegenseitig: Aufgaben, die thematisch zusammenpassen, lassen sich in der Regel auch gemeinsam abarbeiten. Trotzdem lohnt es sich, beide Aspekte bewusst zu prüfen.