Notiz, Kommentar und Nachweis – was ist der Unterschied?
Was Notiz, Kommentar und Nachweis in Eticor bedeuten, für wen sie sichtbar sind und wann welches Element zur Dokumentation eingesetzt wird.
Warum wird zwischen diesen drei Elementen unterschieden?
Bei der Dokumentation von Aufgaben in Eticor stehen drei verschiedene Elemente zur Verfügung, die unterschiedliche Zwecke erfüllen und unterschiedliche Sichtbarkeiten haben. Die richtige Verwendung stellt sicher, dass persönliche Vermerke, offizielle Dokumentationen und Belege sauber voneinander getrennt sind.
Die drei Elemente im Überblick
Notiz
Eine Notiz ist eine persönliche Gedächtnisstütze des verantwortlichen Users. Sie dient dazu, eigene Zwischenvermerke, Erinnerungen oder interne Hinweise festzuhalten, die nicht Teil der offiziellen Dokumentation sein sollen.
Wichtige Merkmale:
- Nur für den User sichtbar, der die Notiz erstellt hat, andere Nutzer mit der gleichen Aufgabe sehen diese Notiz nicht
- Administratoren, Stellvertreter und Kontrolleure können die Notiz unter Umständen einsehen
- Kein Bestandteil des Prüfeintrags
💡 Tipp: Nutzen Sie die Notizfunktion für vorbereitende Vermerke oder persönliche Checklisten, bevor Sie den offiziellen Prüfeintrag absenden. Sie können außerdem Dokumente als Notizen anhängen.
Kommentar
Ein Kommentar ist die offizielle textliche Dokumentation der Aufgabenerfüllung. Er wird als Teil des Prüfeintrags abgespeichert und beschreibt, wie und in welchem Umfang eine Compliance-Pflicht erfüllt wurde.
Wichtige Merkmale:
- Bestandteil des Prüfeintrags
- Sichtbar für Administratoren, Kontrolleure und Auditoren
- Nach Ablauf der 24-Stunden-Bearbeitungsfrist revisionssicher gespeichert und nicht mehr änderbar
⚠️ Achtung: Da der Kommentar nach 24 Stunden unveränderlich gespeichert wird, sollten Sie vor dem Absenden sicherstellen, dass der Inhalt vollständig und korrekt ist.
Nachweis
Ein Nachweis ist ein hochgeladenes Dokument oder Bild, das den tatsächlichen Erfüllungsstand einer Aufgabe belegt. Er ergänzt den Kommentar um einen konkreten, nachprüfbaren Beleg.
Wichtige Merkmale:
- Wird über das Büroklammersymbol im Aufgabenelement hochgeladen
- Akzeptierte Dateiformate: .jpg, .docx , .xlsx, .pdf
- Max. Dateigröße: 25 MB pro Dokument
- Sichtbar für Administratoren, Kontrolleure und Auditoren
- Dient als revisionssicherer Beleg im Rahmen von Audits
💡 Tipp: Es ist möglich, Dokumente zum Nachweis anzuhängen, es ist jedoch empfehlenswert, diese Dokumente auf Ihren eigenen Laufwerken abzulegen und im Prüfkommentar nur den Dateipfad zu hinterlegen, so haben ggf. auch Kolleginnen oder Kollegen Zugriff auf wichtige Dokumente.