Stellvertretungen und Kontrollen hinterlegen

Übersicht

In Eticor können Aufgaben mit zwei zusätzlichen Zuständigkeiten versehen werden: dem Stellvertreter und dem Kontrolleur. Beide Zuständigkeiten erfüllen unterschiedliche Zwecke und ergänzen die reguläre Aufgabenbearbeitung gezielt.

• Stellvertretung können eine Aufgabe vollständig stellvertretend für die zuständige Person bearbeiten. Diese Zuständigkeit ist für längere Ausfälle vorgesehen, etwa bei Mutterschutz oder Reha.
• Kontrolle haben ausschließlich Leseberechtigung. Sie prüfen im Rahmen eines Vier-Augen-Prinzips die Qualität eines Prüfeintrags – nicht ob eine Aufgabe erledigt wurde, sondern wie.

Die Kontrolle – Qualitätsprüfung im Vier-Augen-Prinzip

Die Kontrolle erhält automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn eine von ihm kontrollierte Aufgabe erledigt wird. Er kann den Prüfeintrag einsehen und die zuständige Person bei Bedarf direkt auf Anpassungsbedarf hinweisen.

Hinweis: Kontrolle hat keine Bearbeitungsberechtigung. Er kann ausschließlich lesen und Hinweise geben – die Änderung selbst nimmt die zuständige Person vor.

Wichtig: Ein Prüfeintrag kann nur innerhalb von 24 Stunden nach seiner Erstellung angepasst werden. Danach sind keine Änderungen mehr möglich. Kontrolleure sollten den Eintrag daher umgehend nach Erhalt der Benachrichtigung prüfen.

Die Stellvertretung – Aufgaben übernehmen bei Ausfall

Die Stellvertretung kann eine Aufgabe vollständig stellvertretend bearbeiten. Es gibt zwei Arten der Stellvertretung:

• Aufgabenbezogene Stellvertretung: Die Stellvertretung wird direkt an einer einzelnen Aufgabe hinterlegt und erhält ausschließlich diese eine Aufgabe zusätzlich in seiner Aufgabenliste.
• Personenbezogene Stellvertretung: In der Benutzerverwaltung kann eine Person als generelle Stellvertretung für eine andere Person hinterlegt werden. Der Stellvertreter erhält in diesem Fall alle Aufgaben der vertretenen Person direkt in seine eigene Aufgabenliste.

Tipp: Die aufgabenbezogene Stellvertretung eignet sich für gezielte Einzelfälle. Die personenbezogene Stellvertretung empfiehlt sich bei längeren Ausfällen, bei denen alle Aufgaben einer Person abgedeckt werden müssen. Für kurze Abwesenheiten von etwa zwei Wochen ist eine Stellvertretung nicht in jedem Fall sinnvoll.

Voraussetzung: Gleiche Abteilung

Sowohl Stellvertreter als auch Kontrolleure müssen derselben Abteilung wie die zuständige Person angehören, damit sie für eine Aufgabe auswählbar sind.

Wichtig: Personen aus anderen Abteilungen erscheinen in der Auswahlliste nicht und können nicht zugewiesen werden. Die Abteilung der Aufgabe ist direkt in der Aufgabenansicht ersichtlich.

Stellvertreter oder Kontrolleur zuweisen (je Aufgabe)

1. Öffnen Sie die betreffende Aufgabe im System.
2. Navigieren Sie zum Bereich "Zuständigkeit und Termine"
3. Wählen Sie die gewünschte Person aus der Auswahlliste für Stellvertreter oder Kontrolleur aus.
4. Speichern Sie die Zuweisung.

Stellvertreter je Benutzer zuweisen

1. Navigieren Sie in der Benutzerverwaltung zur Person, die vertreten werden soll und klicken Sie "Bearbeiten".
2. Scrollen Sie zum Ende der Seite.
3. Wählen Sie die gewünschte Person aus der Auswahlliste aus.
4. Speichern Sie die Zuweisung.

Fehlerbehebung

Eine Person erscheint nicht in der Auswahlliste – was tun?

Wenn eine gewünschte Person nicht auswählbar ist, ist sie noch nicht der richtigen Abteilung zugeordnet. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie zur Benutzerverwaltung.
2. Suchen Sie den betreffenden User und öffnen Sie sein Profil.
3. Ordnen Sie den User der passenden Abteilung zu.
4. Speichern Sie die Änderung.
5. Kehren Sie zur Aufgabe zurück und wiederholen Sie die Zuweisung.

Tipp: Achten Sie bei der initialen Einrichtung von Usern darauf, die Abteilung(en) vollständig und korrekt zu hinterlegen. Das vermeidet Verzögerungen bei der späteren Aufgabenzuweisung.