Terminierte und ständige Aufgaben in Eticor
Was terminierte und ständige Aufgaben sind, welche gesetzlichen Anforderungen sie abbilden und wie Eticor beide Aufgabenarten effizient steuert.
Warum wird zwischen Aufgabenarten unterschieden?
Gesetzliche Anforderungen folgen unterschiedlichen zeitlichen Mustern: Manche Pflichten sind an konkrete Termine oder Prüfzyklen gebunden, andere müssen dauerhaft und fortlaufend eingehalten werden. Eticor bildet diese Unterschiede durch zwei klar definierte Aufgabenarten ab – terminierte und ständige Aufgaben – und steuert beide gezielt und effizient.
Terminierte Aufgaben
Terminierte Aufgaben sind Pflichten, die von Gesetzes wegen an ein konkretes Datum oder einen festen Prüfzyklus gebunden sind. Sie besitzen ein klar definiertes Startdatum im System und sind in bestimmten Abständen wieder zu prüfen.
Typische Merkmale terminierter Aufgaben:
- Klar definiertes Prüfdatum im System hinterlegt
- Wiederkehrendes oder feststehendes Intervall gemäß gesetzlicher Vorgabe
- Fälligkeitsdatum klar erkennbar und planbar
⚠️ Achtung: Terminierte Aufgaben, die nicht fristgerecht erledigt werden, wechseln im Compliance-Status-Ring in den roten Bereich und signalisieren akuten Handlungsbedarf.
💡 Tipp: Nutzen Sie den Kalender im Administrator-Cockpit, um bevorstehende Fälligkeiten terminierter Aufgaben frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig zu handeln.
Ständige Aufgaben
Ständige Aufgaben bilden dauerhafte, fortlaufende Pflichten ab, die nicht an ein konkretes Fälligkeitsdatum oder ein wiederkehrendes Intervall gebunden sind. Sie kommen in folgenden Situationen zum Einsatz:
- Der Gesetzgeber macht unkonkrete oder keine Angaben zum Prüfintervall
- Die Aufgabe ist anlassgebunden zu prüfen – zum Beispiel die Dokumentation von Erste-Hilfe-Leistungen
- Die Anforderung ist kontinuierlich zu überwachen und kann nicht als abgeschlossen gelten
Da ständige Aufgaben kein fixes Intervall besitzen, sollten zuständige Personen hier besondere Sorgfalt walten lassen, um keine Aufgaben zu übersehen.
Der Status-Reset für ständige Aufgaben
Eticor bietet die Möglichkeit eines sogenannten Status-Resets. Durch die Aktivierung des Resets wird ein wiederkehrendes Prüfintervall für ständige Aufgaben simuliert, ohne dass Intervalle manuell angepasst werden müssen.
Ist der Reset auf einen bestimmten Zeitraum eingestellt – zum Beispiel 12 Monate – prüft Eticor täglich, ob die letzte Prüfung einer ständigen Aufgabe älter als dieser Zeitraum ist. Ist das der Fall, wird der Status der Aufgabe automatisch auf „Ungeprüft" zurückgesetzt. Die zuständige Person erhält anschließend automatisch (sofern dies für die Datenbank aktiviert ist) eine E-Mail-Benachrichtigung über die Fälligkeit.
ℹ️ Hinweis: Eticor empfiehlt die Aktivierung des Status-Resets zur besseren Nachverfolgung ständiger Aufgaben. Wenn Sie den Status-Reset aktivieren möchten, teilen Sie uns lediglich den gewünschten Zeitraum sowie Ihre Freigabe unter der E-Mail Adresse success@eticor.com mit. Auch für die Aktivierung der Erinnerungsmails dürfen Sie sich gerne an uns wenden.