Compliance-Technologie stärkt Verantwortungskultur

Viele Faktoren, wie die Komplexität in Geschäftsprozessen, aber auch in neuen regulatorischen Anforderungen, die Notwendigkeit, sich schnell in den Organisationsstrukturen auf Marktbedürfnisse und -herausforderungen einzustellen oder schlicht unvorhersehbare geopolitische Herausforderungen, machen es mittlerweile unausweichlich, ein Compliance-Management-System in Unternehmen digital umzusetzen. Dabei entwickeln sich nicht nur die Anforderungen, sondern auch die Technologien rasant weiter. Die Entwicklungsgeschwindigkeit, aber auch die individuellen Anforderungen der Unternehmen, bringen eine Marktfragmentierung in Legal- und RegTech-Lösungen unweigerlich mit sich. Auch hierin zeigt sich die Komplexität, selbst wenn es vereinzelt Plattform-Anbieter gibt. Die technologische Entwicklung bietet vielfältige Lösungen für u.a. effektive Workflows, KI-unterstütztes Monitoring, Datenauswertungen über Machine Learning, individuelle Analysen und Reportings. Andererseits liegt genau darin die Herausforderung, Technologie so einzusetzen, dass sie die Menschen – um deren verantwortungsvolles Handeln es letztlich geht – in ihrer Verantwortungskultur wirklich mitnimmt und stärkt.

Mit digitaler Compliance-Organisation Verantwortungskultur stärken

Eine werteorientierte Unternehmensführung bringt die Aufgabe mit sich, für die Rahmenbedingungen zur Umsetzung von moralischen und ethischen Werten und Prinzipien in allen Bereichen eines Unternehmens zu sorgen. Herausforderungen für die Geschäftsleitung sind dabei u.a. die Überzeugung aller Mitarbeitenden und deren Weg hin zu regeltreuem Verhalten, die Lösung von Konflikten zwischen Geschäftsinteressen und werteorientierten Zielen, die Entwicklung von effektiven Messmethoden, die Aufrechterhaltung einer werteorientierten Unternehmensführung auch in wirtschaftlich schwierigen Zeiten, die Überwachung und Einhaltung von Regulierungen, die Berücksichtigung unterschiedlicher Erwartungen und Interessen von Stakeholdern und die Entwicklung und Pflege einer werteorientierten Unternehmenskultur. Eine digitale Compliance-Organisation kann helfen, diese Herausforderungen zu bewältigen, indem sie sicherstellt, dass das Unternehmen geltenden Regulierungen und Gesetzen im Zusammenhang mit digitalen Technologien und Geschäftspraktiken entspricht. Dies stärkt das Vertrauen der Stakeholder in das Unternehmen und hilft, eine werteorientierte Unternehmenskultur aufrechtzuerhalten. Eine digitale Compliance-Organisation arbeitet eng mit der Geschäftsleitung zusammen, um sicherzustellen, dass die Geschäftspraktiken des Unternehmens den werteorientierten Zielen entsprechen. Durch Schulungen und Awareness-Programme für alle Mitarbeitenden, regelmäßige Überprüfungen und Unterstützung sowie durch den Einsatz von benutzerfreundlicher Technologie zur Prüfung und Einhaltung von Regulierungen kann eine digitale Compliance-Organisation dazu beitragen, dass ein Unternehmen seine Verpflichtung zu Nachhaltigkeit, Ethik und sozialer Verantwortung erfüllt und so eine starke Verantwortungskultur etabliert und pflegt. Ohne eine starke Verantwortungskultur sind Unternehmen heute kaum noch handlungsfähig.

Anforderungen an ein digitales CMS im Rahmen der Verantwortungskultur

Voraussetzung, um mit einem digitalen Compliance Management in einer Compliance-Organisation die Verantwortungskultur zu stärken, ist allerdings, dass Verständnis, Relevanz und Akzeptanz auf ein „Wollen, Können und Dürfen“ treffen. Mitarbeitende übernehmen nur selbstständig Verantwortung, wenn sie diese Übernahme auch akzeptieren. Dafür ist es nötig, die Relevanz der Erfüllung von Verantwortung für das Unternehmen aufzuzeigen. Nur so ist es möglich, dass über alle Delegationsebenen das gleiche Verständnis geschaffen wird. Sowohl die Vermittlung der Sinnhaftigkeit regeltreuen Verhaltens in einer offenen Kommunikations- und Lernkultur als auch die Transparenz über die Konsequenzen der Nichtbeachtung für das Unternehmen sind entscheidende Faktoren für das Wollen. Darüber hinaus ist es erforderlich, Mitarbeitende auch zu befähigen, Verantwortung zu übernehmen. Hierbei sind Nutzerfreundlichkeit der einzusetzenden Software, Kompetenz-Schulungen und proaktive Unterstützung zentrale Treiber. Schließlich müssen Mitarbeitende auch mit den entsprechenden Rechten ausgestattet sein. Diese erstrecken sich nicht nur auf den Systemzugang, sondern auch auf betriebliche Aspekte, wie z.B. die Ausstattung mit zeitlichen Ressourcen.

In einer aktuellen Gartner-Umfrage¹ gaben 68% der Juristinnen und Juristen und Compliance-Verantwortlichen von Unternehmen an, dass sie Schwierigkeiten hatten, ihre Arbeitsbelastung zu bewältigen. Gartner zufolge berichtet mehr als die Hälfte der Unternehmensanwältinnen und -anwälte von einem gewissen Grad an Erschöpfung. Viele Unternehmen bleiben dennoch restriktiv, wenn es darum geht, die Anzahl der Mitarbeitenden in Compliance- oder Rechtsabteilungen zu erhöhen. Der Einsatz von Technologie hat hier zur Lösung des Ressourcenkonfliktes schon längst Einzug gefunden. Und dennoch bezeichnet fast die Hälfte der Rechtsabteilungen von Unternehmen Technologie als ihre größte Schwäche. Entscheidend bleibt, dass Technologie dem Menschen und seinen konkreten Anforderungen im Arbeitsalltag dienen muss, auch wenn es noch so fantastische Möglichkeiten gibt. Fast die Hälfte der Compliance-Führungskräfte ist nach der Gartner-Untersuchung der Ansicht, dass ihre Compliance-Programme die Ziele nicht erreichen. Der Wissenstransfer über reine Schulungen reicht zur nachhaltigen Befähigung nicht aus. 42% der Mitarbeitenden erinnern sich hiernach nicht an Geschenke und Unterhaltungsvorschriften. Weitere 27% erinnern sich nicht daran, eine Schulung zur Einhaltung der Finanzvorschriften absolviert zu haben.²

Die Lösung kann laut Gartner in eingebetteten Kontrollen – integrierten, prozessbasierten Mechanismen, die Mitarbeitende zur Compliance innerhalb ihrer Workflows führen – liegen. Dadurch sinkt die Anzahl der Mitarbeitenden, die Compliance-Verpflichtungen nicht einhalten, um mehr als die Hälfte. Die Gartner-Umfrage ergab, dass Compliance-Führungskräfte planen, ihre Ressourcenzuweisung für eingebettete Kontrollen um 82% zu erhöhen^.3 Erfolgsvoraussetzung bleibt allerdings auch hier, die digitalen Prozesse so zu gestalten, dass sie Verständnis erzeugen, Relevanz aufzeigen und so Akzeptanz hervorbringen. Erst dann entsteht digitale Führung, die Wollen, Können und Dürfen befördert und zu einem werthaften Unternehmensgut macht.

Fazit

Compliance-Technologie ist aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken. Die Marktfragmentierung bei den Legal und RegTech-Anbietern spiegelt die Komplexität sowohl regulatorischer als auch geschäftsspezifischer Anforderungen wider. Die Herausforderung besteht dabei darin, sich in der digitalen Compliance-Organisation das passende technologische Portfolio auf einer Plattform so zusammenzustellen, dass dieses geeignet ist, auch den Menschen mit in den Mittelpunkt zu nehmen, um dessen verantwortungsvolles Handeln es schließlich geht. Digitale Compliance wird dann nicht nur einer Überwachungsfunktion gerecht, sondern vielmehr zum Enabler einer Verantwortungskultur und eines unternehmerischen Miteinanders.