举报人保护法
德国《举报人保护法》规定,公司有义务设立内部举报机构,以保护举报人。
《举报人保护法》:它是什么?
《举报人保护法》的目的是建立一个共同的最低标准,以确保对举报违反欧盟和国家法律行为的举报人提供高水平的保护。
对公司的新要求:
在众多新要求中,《举报人保护法》特别要求公司为举报人设立一个内部举报机构。
设立内部举报机构的义务
公司有义务设立内部举报机构。
范围
自 2023 年 7 月 2 日起,拥有 250 名及以上员工的公司必须设立内部举报机构。
自 2023 年 12 月 17 日起,员工人数在 50 至 249 人或以上的公司必须设立内部举报机构。
举报渠道
在设计举报渠道时,必须确保报告可以通过口头方式(如热线电话、答录机)、面谈方式、实物方式(如信箱)、电子邮件或通过信息技术支持的解决方案(如数字或网络系统)传送。
内部举报机构
举报人,即在职业活动中或职业活动之前获得违规信息的人,可以联系内部举报机构提交报告。
对内部举报机构的要求
对内部举报机构的具体要求可能因国家或具体法律规定而异。不过,根据德国《举报人保护法》,以下要求适用:
- 保密性
- 便利性
- 独立性
- 记录和报告
- 举报人保护
内部举报机构还应处理收到的匿名报告。但是,没有义务在设计举报渠道时允许提交匿名报告。
举报机构必须便于员工使用,并提供各种沟通渠道,使举报人能够举报不满。例如,可以通过热线电话、电子邮件或网络表格来确保这一点。
为了确保客观中立地处理收到的报告,也可以委托监察员形式的外部第三方处理报告。
热线应系统地记录报告并建立适当的报告机制,以确保对报告的申诉进行适当调查并采取适当行动。
如果举报人报告了举报事件,他们应受到保护,免受打击或负面影响。例如,可以通过明确的准则和程序来调查所举报的滥用职权行为,并为举报人提供适当的保护措施。
《举报人保护法》和数据保护
因此,公司必须根据《欧盟通用数据保护条例》和《德国联邦数据保护法》处理举报人和任何被告的所有个人数据。您应当特别确保:
- 遵守保留和删除期限;
- 就委托外部监察员事宜签订了委托数据处理协议;
- 提供提交人的数据保护声明,以及
- 数据处理是通过技术上适当的系统进行的。
《举报人保护法》和劳资协会
在公司建立举报制度时,是否需要获得劳资协会的批准?
一般来说,是否需要劳资协会的同意取决于国家立法和公司的具体情况。在某些国家,建立举报制度可能被视为工作条件的改变,需要征得劳资协会的同意。在其他国家,劳资协会可能只有知情权和咨询权。
众多法律 —— 合法合规的解决方案!
除《举报人保护法》外,还有其他法规和建议(其中一些是法定的)要求公司设立内部举报机构:
-
供应链中企业尽职义务法
- 股票合作法
- 保险监督法
- 联邦金融监管局
- 德国公司治理法典
这些法律法规的目标是一致的:为向独立机构举报可能的违法信息提供可能性。现在就通过 Eticor 申请实施举报渠道的报价,并以合法合规的方式执行上述法律法规的要求。
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